Com operações industriais cada vez mais orientadas por dados, especialistas alertam para os limites das planilhas no controle de ativos, equipes e indicadores

O Excel continua presente na rotina de muitas equipes de manutenção industrial, principalmente para registrar ordens de serviço, controlar custos e acompanhar cronogramas. A ferramenta pode funcionar em operações menores, mas tende a apresentar limitações conforme aumenta o volume de equipamentos, profissionais e informações. 

Um estudo de caso publicado pela ScienceDirect avaliou a maturidade da gestão de informações de manutenção e atribuiu apenas 0,94 ponto, em uma escala de 0 a 4, à base de dados de ordens de serviço analisada. O trabalho também aponta que informações sobre custos, peças, tempo de execução e intervenções precisam ser estruturadas e analisadas para gerar indicadores capazes de apoiar decisões.

Para Igor Silveira, CEO da Melvin, empresa especializada em gestão de manutenção, um dos principais problemas não está necessariamente no uso do Excel, mas na dependência de controles que não conseguem acompanhar a dinâmica da operação. “Quando a manutenção depende de diferentes planilhas para registrar informações, o gestor pode até ter muitos dados, mas não necessariamente tem uma visão clara do que está acontecendo com os ativos”, explica.

Um dos primeiros sinais de que a planilha deixou de ser suficiente é a dificuldade para encontrar o histórico dos equipamentos. Quando informações sobre falhas, intervenções, peças trocadas e serviços realizados ficam espalhadas em diferentes arquivos, a equipe perde tempo para reconstruir o histórico de um ativo antes de tomar uma decisão.

O segundo alerta é a atualização manual constante. Alterações de responsáveis, prazos, status e prioridades dependem de lançamentos feitos pelos profissionais. Quanto maior a operação, maior também a possibilidade de informações ficarem desatualizadas ou serem registradas de maneiras diferentes.

“Na manutenção, o dado precisa acompanhar o equipamento e a atividade, não ficar preso a uma planilha específica ou depender da memória de quem fez o registro. Quando a informação está estruturada, ela pode ser usada pela equipe e pela gestão de forma muito mais eficiente”, afirma Eymard Barroso, CSO da Melvin.

Outro sinal é quando a empresa tem indicadores, mas não consegue utilizá-los para antecipar problemas. Métricas como tempo de reparo, frequência de falhas e disponibilidade dos equipamentos só ajudam na gestão quando são acompanhadas de maneira consistente e permitem identificar padrões.

O quarto ponto é a dificuldade de saber onde a equipe está gastando mais tempo e recursos. Uma manutenção que reúne informações de diferentes equipamentos, unidades e profissionais precisa conseguir cruzar esses dados para entender quais ativos concentram problemas e quais atividades consomem mais recursos.

Por fim, existe um sinal mais estratégico: a manutenção deixou de ser apenas uma área operacional, mas os dados ainda não chegam à gestão de forma estruturada. Com informações organizadas, o histórico dos ativos pode ajudar a decidir quando realizar uma intervenção, substituir um equipamento ou priorizar determinado investimento.

Para Igor, essa mudança representa uma evolução no papel da manutenção dentro da indústria. “A manutenção produz uma quantidade enorme de informações sobre a operação. O desafio é fazer com que esse conhecimento não fique restrito ao setor e possa contribuir para decisões mais amplas da empresa”, afirma.

É nesse cenário que entram sistemas especializados em gestão de manutenção. Em vez de concentrar o controle em arquivos independentes, essas plataformas permitem reunir informações dos ativos, equipes, ordens de serviço e indicadores em uma mesma estrutura. Para a Melvin, o movimento faz parte da transformação da manutenção em uma área cada vez mais orientada por dados e integrada às decisões da indústria.

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