SABER APREENTAR-SE

Ao longo de minha carreira uma das coisas que aprendi foi que para decidir e conversar com a diretoria é preciso ser conciso e convincente em período pequeno de apresentação.

Sendo assim, recomendo que ao apresentarem projetos para a alta administração, o façam seguindo um roteiro simples.

A ele damos o nome de SUMÁRIO EXECUTIVO.

1. Objeto

Neste tópico apresenta-se o que se pretende implementar.

2. Objetivo

Aqui informa-se o objetivo e o por quê da implementação demonstrando-se claramente a finalidade do projeto, seja um novo processo, uma nova instalação ou mesmo uma máquina.

3. Situação Atual

Neste item apresenta-se a atual situação do objeto a ser substituído, deixando bem claro o motivo da substituição por um novo modelo de processo ou equipamento.

4. Situação proposta

Este item é de suma importância pois será aqui onde uma descrição clara do projeto a ser implementado deverá ser detalhada.

Normalmente é prudente apresentar tres proposições, permitindo assim uma melhor avaliação por parte da diretoria e facilitando um melhor detalhamento no tópicos seguintes.

5. Ganho Esperado

Obviamente, nesse item é onde se apresentam os ganhos esperados para cada uma das propostas já detalhadas no tópico anterior, demonstrando-se quais serão as vantagens a serem alcançadas. Recomenda-se também se entenderem oportuno a inclusão de eventuais desvantagens pois poderão influenciar na decisão.

6. Custo Estimado

O custo estimado de cada uma das propostas deve aqui ser explicitado, de maneira bastante concisa e objetiva, mostrando também se possível o pay back de cada proposta.

7. Recomendação / Conclusão

Neste tópico faz-se a recomendação por parte da equipe em relação às propostas apresentadas, colocando-as em uma ordem de preferência. Na sequência a conclusão do trabalho desenvolvido.

8. Decisão da Diretoria

O tópico é claro e espera-se que diante das informações resumidamente apresentadas nos itens anteriores, possam os que compõem a alta administração ter condições de melhor decidir em função de definições estratégicas já determinadas.

Entendo que esse tipo de sumário muitas vezes terá variações ou mesmo alguns podem optar por não utilizá-lo. Sempre que o puderem praticar obterão ganhos em sua apresentação, demonstrando que sabem o que representa cada uma das propostas e o porque as apresentam.

A finalidade desse sumário é facilitar e permitir à alta administração uma decisão rápida e definitva e se entenderem necessário, serem mais objetivos nos questionamentos que fizerem.

Nos dias de hoje e sempre, TEMPO É DINHEIRO.

Milton Zen

www.magzen.com.br