Josiani Silveira, CEO da SoftExpert
Há muito tempo, a transformação digital deixou de ser algo opcional e se tornou uma questão existencial para as empresas. Como líderes, precisamos reconhecer que 70% das iniciativas falham em seus objetivos, geralmente devido a estratégias fragmentadas que priorizam a tecnologia sobre o alinhamento organizacional. Na minha experiência, a verdadeira transformação começa quando inovação e conformidade coexistem de forma sinérgica.
Um estudo do Boston Consulting Group (BCG) concluiu que transformações com comprometimento ativo do CEO e dos gerentes possui uma taxa de sucesso de 80%, em contraste com a média de 30% da indústria.
A transformação digital como necessidade (e armadilha): muitas empresas digitalizam sem transformar
Apesar do BCG (Boston Consulting Group) apontar que 80% das empresas priorizam aceleração digital, a verdade é que boa parte delas se mantém presa numa digitalização superficial. Ou seja, automatizando processos legados sem reimaginá-los para uma viabilizar uma inovação em larga escala.
Ao simplesmente automatizar processos ultrapassados, sua organização arrisca amplificar ineficiências. Ao invés disso, o recomendado é que se faça um esforço para reinventar os processos em questão.
Desse modo, evita-se a armadilha de se priorizar a adoção de novas tecnologias sobre a mudança estrutural, necessária para a construção de pilares fundamentais como excelência operacional e a integração com a conformidade. Aqui eu pergunto: você tem visibilidade clara dos seus processos ou ainda navega no escuro?
Neste momento, é importante diferenciar digitalização de transformação digital. Digitalização envolve escanear documentos ou automatizar tarefas isoladas, mas sem reestruturar os fluxos de trabalho. Ou seja, transformar algo analógico em digital. Já a transformação digital é usar tecnologias digitais e informação para transformar e otimizar operações.
Não é incomum nós, como líderes, sentirmos vontade de perseguir tecnologias chamativas, como projetos-piloto de Inteligência Artificial (IA), em detrimento de lacunas fundamentais. Tais omissões podem comprometer a robustez e a governança dos investimentos e digitalização. Afinal, a verdadeira transformação demanda que a conformidade seja integrada como catalisadora, não como restrição.
Setores regulados enfrentam um desafio duplo: inovar com controle
Setores regulados enfrentam um desafio crítico de equilíbrio: incentivar agilidade em suas operações digitais enquanto incorporam uma conformidade rigorosa e consistente. Essa dualidade demanda frameworks com controles que promovam a inovação ao invés de reprimi-la.
O principal motivo para isso é a falta de alinhamento dos objetivos do negócio com os requisitos de compliance. Simultaneamente, instituições de serviços financeiros pagaram US$ 241 bilhões em multas por inconformidade regulatória nos Estados Unidos na última década. Uma lembrança de como abordagens relativas à governança podem comprometer a geração de valor e a sustentabilidade de investimentos digitais.
As principais barreiras para a inovação integrada incluem culturas de risco compartimentalizadas, fragilidade de sistemas legados, cenários regulatórios dinâmicos e lacunas de talento.
Na minha experiência, setores como o farmacêutico provam que a conformidade rigorosa é o alicerce para inovações ágeis. Afinal, como líderes, podemos aceitar que processos manuais e revisões burocráticas ainda estrangulem a produtividade da nossa operação?
Repensem a conformidade: incorporem requisitos regulatórios no cerne de cada processo. Faço um paralelo estratégico: ao dirigir um carro, sentimos mais segurança para acelerar e andar mais rápido se soubermos que ele possui controles como: Assistente de frenagem, direção assistida, controle de tração e estabilidade, certo?
Um bom sistema de conformidade funciona do mesmo jeito: dando confiança para as nossas equipes inovarem, oferecendo segurança sem comprometer a agilidade. Incorpore pontos de verificação automatizados, dessa maneira, é possível encontrar não conformidades em tempo real, evitando um retrabalho posterior que pode custar caro.
Desde a captura digital de documentos até a análise preditiva, cada fase da transformação adiciona uma nova camada de garantia orientada pelos dados, acelerando o fluxo de trabalho e mantendo sua empresa preparada para as auditorias e conformidade.
Toda iniciativa de transformação digital precisa responder uma série de perguntas: qual o propósito? Qual o impacto na cadeia de valor? Quais problemas estamos resolvendo? Quais serão as recompensas?
E para melhor respondê-las, os executivos devem: identificar lacunas nos processos, avaliar as ferramentas disponíveis e determinar o investimento necessário.
A maturidade digital exige uma progressão estruturada para evitar o risco de se chegar a uma automação superficial sem criar a resiliência operacional necessária. Cada estágio é trabalhado em cima do anterior, transformando esforços fragmentados numa cadeia de valor integrada.
A primeira etapa é digitalizar os documentos. Um repositório digital unificado elimina redundâncias e riscos físicos enquanto permite acessos seguros com base nos cargos de cada colaborador. As equipes podem colaborar usando arquivos controlados por versão, reduzindo o tempo de recuperação e garantindo a conformidade para que você esteja preparado para executar uma atividade ou passar por uma auditoria, por exemplo.
Depois, é preciso transformar esses documentos. A inserção de dados inconsistentes atrapalha a colaboração e expõe a sua empresa a violações de compliance, especialmente durante as auditorias. Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) impõem protocolos padronizados de captura, categorização e recuperação de documentos. Busca por texto completo, roteamento automatizado e permissões granulares organizam o caos e acelerando fluxos de trabalho para reduzir a exposição a riscos regulatórios.
A terceira etapa é automatizar os processos. Isso leva novas contratações a enfrentarem dificuldades com fluxos de trabalho inconsistentes. Enquanto isso, líderes sofrem com a falta de visibilidade dos gargalos operacionais. Para resolver esses problemas é que existem as ferramentas de Gestão de Processos de Negócio. Elas digitalizam workflows de ponta a ponta, incorporando os controles para aprovações, notificações e escalações.
Simplificar processos é a próxima etapa. É preciso fazer com que a simplificação seja a alavanca da inovação contínua e garantida pela gestão de riscos e controles. Para isso, é preciso integrar clientes e parceiros diretamente nos fluxos de trabalho. Exija dados e KPIs visíveis em dashboards preditivos.
Por último, transforme os processos: nesta fase, devemos substituir a reatividade por governança preditiva. Para isso, é preciso formalizar acordos, usar o Service Level Agreements (SLAs) vinculados a impactos reais. Também começa a ser preconizado o uso de IA para identificação de gargalos e cenários futuros.
Mas enfatizo: inovação não precisa ser disruptiva. Mesmo ao padronizar elementos básicos — como aprovações de viagem ou um processo de compras — implementamos controles que permitem adotar com segurança soluções mais avançadas, como agentes de IA ou painéis preditivos.
Por fim, a transformação digital e conformidade são alicerces essenciais para inovação, otimização das operações e mudança cultural. E acima de tudo, um teste de liderança.
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