O Grupo Boticário, referência internacional no varejo de cosméticos,
contratou a Astrein – empresa especializada em soluções e software para
central de cadastro, gestão de manutenção e facilities e inspeção de obras
– para criar um cadastro de materiais e serviços centralizado a fim de
organizar as compras internas da empresa e, assim, desenvolver indicadores
confiáveis para a tomada de decisão.
A empresa já contava com cadastro centralizado e padronizado para as
compras diretas, mas tinha a necessidade de criar um novo procedimento
para atender a demanda dos clientes internos.
Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo
Boticário, conta que nos últimos anos o volume das compras de indiretos
cresceu de forma relevante. Havendo necessidade de um processo de
governança dos cadastros mais robusto para atender tal demanda que muitas
vezes concorria com os cadastros de insumos diretos e acabavam ficando em
segundo plano. “Não havia nenhum processo definido para os cadastros de
compra de indiretos, não era estruturado, não havia padrão e os
colaboradores costumavam usar códigos genéricos para requisitar as
necessidades de compras, o que dificultava a análise sobre riscos e
oportunidades”, explica.
Com a aprovação da alta direção da companhia foi desenvolvido um amplo
projeto para criar um cadastro estruturado que envolvesse todas as áreas
da empresa. O projeto teve início em março de 2013 com o planejamento e
estruturação de um novo modelo de governança. Nos meses seguintes foi
realizada a escolha da solução que seria utilizada e a definição dos
procedimentos para a transição das operações. E, em novembro, o cadastro
para compras indiretas foi oficialmente lançado.
Após buscarem diferentes modelos e produtos no mercado, foi realizada
análise detalhada de custo-benefício de todas as alternativas, até que
escolheram pela solução de centralização de cadastros da Astrein. “Não
havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar
uma inteligência junto com a Astrein para atender a complexidade do
negócio e dar um passo além do que existe no mercado”, comenta Andrade.
Para iniciar a criação do cadastro, o Grupo Boticário adquiriu 5 mil itens
em bases de dados prontas para uso. Como o segmento em que a empresa atua
é muito específico, a Astrein teve que criar uma base customizada para
atender a demanda, que além de áreas tradicionais como manutenção e
equipamentos, incluiu no cadastro todas as contratações de serviços
referentes as áreas como marketing, benefícios e tecnologia da informação.
“80% do volume financeiro de compras são serviços e nem sempre são compras
recorrentes, o que dificulta a criação do cadastro e das análises”,
explica Andrade.
Todo o processo foi conduzido de forma leve e gradual, sempre com foco na
gestão para resultados. “O mais importante era engajar todas as áreas e
trazer o cliente interno para o time, envolvê-lo no projeto e fazê-lo
entender que o processo traria ganhos no final. Nunca encaramos este como
um projeto de compras, e sim, como projeto de gestão corporativa”, diz
Andrade
Com a criação do cadastro toda a gestão passou a ser centralizada na área
de compras. Atualmente a empresa conta com mais de 15 mil itens
cadastrados e padronizados com correta categorização e classificação
fiscal. “O cadastro básico é o passo principal para atingir sucesso na
gestão. Categorizando cada tipo de serviço conseguimos desenvolver um
Spend Analysis muito mais consistente, traçar estratégias, criar roadmaps
de atuação e alcançar mais eficiência no negócio”, diz Andrade.
Entre os benefícios já alcançados estão diversos ganhos na gestão, como
compliance, análise de evolução de custos e controle de materiais, além da
criação de indicadores para melhor análise de riscos e oportunidades,
medição e recuperação de tributos.
