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Cinco tendências na gestão condominial para ficar de olho

Por *Ingrid Zenatti

O mercado de condomínios avançou muito nos últimos anos. A tecnologia já está presente na maioria dos condomínios e uma nova geração de condôminos foi incluída nas comunidades. Para 2023, eu prevejo a continuidade dessas tendências e algumas questões se tornando centrais no trabalho de síndicos e síndicas. Selecionei cinco dessas tendências e as compartilho a seguir:

A segurança das informações do condomínio nunca foi tão importante

Segundo informações da Agência da União Europeia para a Cibersegurança (ENISA), o Brasil é o país da América do Sul que mais sofre com roubo de dados. Ao todo, mais de 2.800 organizações tiveram os seus dados roubados por grupos de ransomware entre 2019 e 2022. Ransomware é quando os dados são sequestrados e um resgate é cobrado da vítima.

Outra preocupação dos síndicos com dados diz respeito à LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados. Segundo a lei, o condomínio se torna responsável pela segurança dos dados coletados dos condôminos. Eu costumo perguntar para síndicos quais são as iniciativas adotadas para garantir a segurança dos dados no condomínio. É comum ouvir que os dados estão seguros na nuvem.

A nuvem é, de fato, uma estratégia inteligente para armazenamento de dados, mas precisamos ter cuidado com segurança, mesmo quando se trata de nuvem. Porque cada nuvem apresenta um nível de segurança. Portanto, é importante que os condomínios procurem uma empresa que garanta a segurança dos dados. A AWS da Amazon, por exemplo, é um dos serviços de armazenamento de dados mais seguros do mundo. Mesmo servidor de empresas brasileiras, como a Natura, e gigantes mundiais, como a Netflix. A minha aposta, neste sentido, é que mais condomínios vão perceber em 2023 a importância de armazenar os dados com segurança e vão investir mais em soluções que oferecem essa proteção.

Moradores querem pagar menos na taxa condominial e o síndico precisará encontrar alternativas de economia

O Banco Mundial já alertou sobre a possibilidade de uma recessão econômica mundial neste ano. Notícia ruim para o síndico que já estava planejando um aumento na taxa condominial por causa da inflação acumulada nos últimos meses. Quem trabalha em condomínios sabe que os condôminos não querem pagar mais pela taxa condominial, mesmo que seja um ajuste inflacionário. Isso coloca o síndico em uma situação delicada. Ele, muitas vezes, não tem escolha e precisa aumentar o valor da cobrança ou emitir uma taxa extra.

Eu recomendo não decidir por um aumento antes de avaliar se o condomínio pode promover economia e aumentar a arrecadação de outras maneiras. São tarefas difíceis, porém possíveis se houver uma boa gestão. Quando se trata de economia, existem algumas opções que permitem reduzir os gastos do condomínio a partir da tecnologia. Energia solar, por exemplo, é um investimento que o condomínio pode fazer para diminuir o valor da conta de luz.

O síndico Leandro Garcia, de Porto Alegre/RS, é um exemplo disso. O condomínio que ele gerencia foi responsável pela economia de mais de 100 mil reais em um ano, após a adoção de energia solar para as áreas comuns. Existem também algumas soluções de minimercado para condomínios, que podem não cobrar nada da comunidade e retornam para o condomínio uma porcentagem das vendas. A comunidade pode economizar também adotando tecnologia na gestão do condomínio, para realizar tarefas de administração e comunicação.

Há aplicativos com recursos que permitem o contato entre síndico e moradores e entre o síndico e os colaboradores do condomínio. Um mesmo aplicativo pode ser usado também para reservar áreas de lazer, aumentar a segurança da comunidade, controlar a entrada e saída de visitantes e gerar relatórios administrativos.

Todas essas facilidades centralizadas em uma tecnologia geram economia de tempo e, consequentemente, de recursos do condomínio. Tornam a gestão mais eficiente e melhoram a experiência dos moradores em comunidade.

A transparência na gestão cada vez mais valorizada pelos condôminos

A transparência vem sendo valorizada em diferentes aspectos da vida contemporânea. A nova geração de condôminos foi criada em um ambiente mais transparente que a geração anterior, e isso tem impacto na gestão condominial. A tecnologia nos acostumou a ter acesso a todo tipo de informação sem muito esforço. E condôminos esperam essa facilidade também na gestão que impacta os seus lares. E essa exigência por transparência diz respeito à gestão condominial como um todo, inclusive o serviço de administração contratado pela gestão.

Um exemplo comum de falta de transparência nesse sentido são as chamadas conta pool: contas bancárias coletivas que reúnem o dinheiro de diversos condomínios, sem distinção. Essa é uma prática muitas vezes perigosa porque pode prejudicar o controle do dinheiro do condomínio. O síndico normalmente encontra dificuldade para saber qual é a situação financeira do condomínio em tempo real: acesso aos extratos bancários, prestação de contas, relatórios. Ele passa a depender de terceiros para promover essas tarefas. E os condôminos não conseguirão acessar as informações financeiras do condomínio quando o próprio síndico encontra dificuldades.

A boa notícia é que o mercado já oferece soluções que maximizam a transparência na gestão condominial. Transparência de ambos os lados: do serviço de administração com o síndico e do síndico com os condôminos. Incluindo soluções que funcionam muitas vezes como banco, permitindo acesso em tempo real às informações financeiras do condomínio.

Síndicos cansados de complicação na prestação de contas

Não faz muito tempo que precisávamos sair de casa, comprar um cartão telefônico, procurar um orelhão na rua e, somente depois disso, conseguir ligar para uma pessoa e nos comunicar. Ainda correndo o risco da outra não atender e perdermos tempo, dinheiro e os créditos do cartão. Com o fácil acesso à tecnologia, agora basta enviar uma mensagem ou fazer uma chamada de vídeo e pronto: a comunicação se estabelece.

Por outro lado, quando se trata dos condomínios, parece que certas atividades ficaram paradas no século passado. A prestação de contas é um exemplo nesse sentido. Em muitos casos, o síndico precisa solicitar as informações para a administradora, aguardar dias para que os documentos sejam entregues em uma pasta, conferir e certificar-se que estão corretos, pois caso não estejam, devem voltar para a administradora. E somente depois dessa longa espera é que, finalmente, o síndico pode organizar as informações e apresentar a prestação de contas.

Então, fica o questionamento: se a tecnologia permitiu facilitar tantos serviços, por que a prestação de contas continua sendo tão burocrática? Mais síndicos estão fazendo essa pergunta e estão buscando soluções de administração condominial que permitam uma prestação de contas mais eficiente. As administradoras digitais tornaram o trabalho de todos os síndicos mais eficiente, possibilitando com que a prestação de contas possa ser feita em poucos segundos. O extrato das contas bancárias do condomínio já está digitalizado, então basta cruzar as informações das contas com o planejamento financeiro aprovado em assembleia e, em dois cliques, obter o relatório de prestação de contas completo na plataforma. O futuro da gestão condominial é automatizar tarefas burocráticas e garantir mais tempo para tarefas mais importantes da gestão, como a transparência, a economia e a segurança.

Recursos para redução da inadimplência

Em 2022, o número de inadimplentes bateu o recorde no Brasil com mais de 70% das famílias endividadas, de acordo com a Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (PEIC). Algumas dessas dívidas são relacionadas à taxa condominial e, por isso, alguns síndicos acabam desistindo de tentar resolver o problema.

No entanto, tenho exemplos que comprovam que é possível diminuir a inadimplência usando recursos tecnológicos. O síndico Mirtes Ribeiro Jr., de São Paulo, reduziu a inadimplência no seu condomínio em cerca de 70% em 2022 e conseguiu investir R$ 60 mil reais no condomínio, em sete meses e sem cobrar taxa extra dos moradores. Segundo ele, a antecipação da data de envio do boleto dentro do aplicativo foi um fator importante para esse número, além de adotar outras soluções simples. Uma delas é ter uma administração financeira que não seja burocrática. Por isso, é importante que o síndico trabalhe com uma solução de gestão financeira eficiente e transparente.

Por meio da tecnologia, os dados de inadimplência estão sempre atualizados e disponíveis para o síndico, permitindo navegar pela situação e avaliar o resultado das iniciativas. Além disso, voltamos para o ponto da transparência, pois os condôminos querem ver o trabalho do síndico em prol da diminuição da inadimplência. Então, é possível extrair relatórios e prestar contas aos moradores mais facilmente.

* Ingrid Zenatti é country manager do TownSq no Brasil, plataforma especializada em soluções para administração de propriedades, utilizada por mais de 20 mil condomínios globalmente.

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